供應商現場審核

    1、審核前準備

    在審核前最好向對方提供審核計劃（但與前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人，做好審核現場的接待工作。

    在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員等。

    2、首次會議

    一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。

    我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現場協(xié)助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。

    我建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經理要出席，如果有事請要提前告知審核組。

    我發(fā)現由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經理打交道的經驗，遇到后心里發(fā)怵。當對方提到總經理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質量管理屬于經營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經理的事情。

    中國引進ISO9001差不多有20年，但為什么大多數企業(yè)沒有理解這個標準的精髓？

    我認為主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。

    記得有一年我在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經在同行業(yè)中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以后。

    我在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條?！?/p>

這次審核非常成功。

    因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”

    在質量體系推動方面，老板的權重最大，我用數字比喻為占50%以上。

    因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。
    

    會議內容
    首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。
    一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。

    3、現場參觀

    首次會議結束，要有一個現場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。

    一、現場參觀的兩個目的

    目的1：管理細節(jié)

    我一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現場有一個大致的了解。

    我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現場參觀完，審核就可以結束了?！?/span>

    因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現場的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。

    管理的細節(jié)不是在生產產品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。

    它們似乎與產品離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。

    想想看行政經理的工資會比生產經理或質量經理的工資低嗎？

    如果不低，那對管理能力的要求就應該是一樣的。如果行政經理、工程經理與生產經理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產車間內的管理狀況，可能就是他們特意為你準備的。

    莊子在回答東郭子關于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。
    如何判斷豬的肥瘦，有經驗的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。
    有經驗的審核員也是通過管理的細節(jié)，來判斷供應商的管理水平和能力的。

    目的2：設計的優(yōu)劣

    另外由于食品安全與工程設計有極大的關系，它能夠體現一家企業(yè)對食品安全設計的理解，所以現場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。

    在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫房內可以找一個1周左右的產品做追溯演練。在現場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。

    當由多人組成的審核小組時，現場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的準備都有很大幫助。

    二、現場參觀前的準備

    現場參觀前要讓供應商提供四張圖：

    1、工廠布局圖

    2、蟲害布局圖

    3、監(jiān)控設施布局圖

    4、倉庫貨物布局圖

    對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。

    現場參觀后，小組可以進行10-15分鐘的討論，確定審核重點和現場取樣方式。

    4、《供應商檢查表》的設計

    為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在《供應商檢查表》中對現場參觀的內容可以進行如下描述：

    1.  大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡方式、車號；

    2.  監(jiān)視探頭布局：關鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；

    3.  廠區(qū)道路、草坪；

    4.  污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；

    5.  蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；

    6.  原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū)；

    7.  冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；

    8.  成品庫：盡可能選擇一周左右生產的已放行產品，記錄產品名稱、規(guī)格、班次、批號、產品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手工；

    9.  生產線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設施。

    5、審核小組的分工

    如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。

    A
    A組的審核地點在辦公室，主要負責產品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：

    1. 入庫報告：產量、批號；

    2.  生產報告：產量、批號；

    3.  本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質、產品標準、檢測方法/規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄；

    4.  過程檢驗記錄：CCP、重量記錄、指標（質量）、異常報告、衛(wèi)生記錄、設備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產用水（冰）檢驗記錄；

    5.  員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，并檢查當班執(zhí)行清潔、CCP操作人員的培訓記錄；

    6.  本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質、原料標準、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄；

    7.  設備維修、保養(yǎng)記錄。注：A組只關注于追溯產品相關的所有信息，即已經發(fā)生過的管理活動。
    A組的審核路徑為：

    1）在成品庫中選擇已放行的產品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數量。

    2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與此批號產品相關的所有信息。（見上）。

    B
    B組負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導書和報告，如：

    1.  HACCP計劃：小組、產品描述、預期用途、流程圖、流程圖確認、危害分析、CCP/OPRP控制措施；

    2.  PRP目錄；

    3.  投訴管理；

    4.  內審；

    5.  管理評審；

    6.  培訓管理；

    7.  設備維修、保養(yǎng)（包括安保設施）；

    8.  不合格品控制；

    9.  糾正預防措施；

    10. 設備儀器校驗（包括生產線、實驗室）；

    11. 源頭（供應商）管理；

    12. 蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；

    13. 社會責任；

    14. 產品防護；

    15. 應急管理（停電、火災對產品的影響）；

    16. 召回演練。

    C
    C組主要負責生產現場操作行為，包括生產車間、庫房和實驗室，如：

    1.  現場衛(wèi)生；

    2.  周（月）GMP/5S檢查記錄；

    3.  現場操作文件（SOP）管理；

    4.  記錄管理（CCP、OPRP、清潔、重量、質量、蟲害、維修、異物）；

    5.  標識管理：化學品、半成品、原料、成品；

    6.  人員培訓（關鍵崗位+一般崗位）；

    7.  設施、設備衛(wèi)生設計；

    8.  交叉污染防護、潤滑油等級；

    9.  原料/成品倉庫衛(wèi)生；

    10. 物品標識；

    11. FIFO（先入先出）；

    12. 化學品庫；

    13. 實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質、微生物實驗室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗+培養(yǎng)箱溫度校驗）。

    6、審核過程中的配合

    在審核過程中，需要三組進行信息傳遞，如：

    A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）

    可追溯信息的完整性與召回報告（證據對比）

    成品、原料檢驗方法管理

    檢驗人員資質管理

    產品、原料技術規(guī)范管理

   記錄管理（CCP、清潔、產品檢驗、原料檢驗）

    環(huán)境監(jiān)控計劃

    糾正預防措施

    設備維修、保養(yǎng)計劃

    C組需要將部分信息傳遞給B組（現場評估）

    -本批號成品所有原料是否有拒用？

    -原料倉庫的FIFO（先進先出）

    -臺賬與批號是否符合情況？

    -標識管理（批號、數量、入庫日期）

    -狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）

    7、審核原則

    這樣的審核安排基于以下幾個原則：

    1.所有管理活動已經發(fā)生；

    2.所有管理活動需要符合規(guī)范要求；

    3.所有管理活動的信息不得缺失；

    4.通過已經實現的產品，連接起人、機、料、法、環(huán)的所有管理信息。

    8、審核流程和重點

    質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯（如下圖）。

    在倉庫中剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報告。
因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產品進行。

    1）A組審核員的審核流程與重點

    A組審核員在現場參觀時，已經用相機拍攝了追溯產品的“品名、規(guī)格、生產批號”等信息（在包裝箱外側就有這些信息）。

    回到辦公室，向供應商提出要求，提供與這個產品相關的信息（見《供應商管理（7）供應商現場審核（中）》。

    建議A組審核員將與這個批次產品相關的所有信息按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。

    2）B組審核員的審核流程與重點

    A組審核員在對信息的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶提供與產品記錄或報告相關的管理依據。

    邏輯是：找產品->找記錄->找依據->找疏漏->找問題->找風險

    相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗證：

    1）管理評審報告

    如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。

    先看一看參加管理評審的都是哪些人？

    最高管理者、各個部門的一把手。
    再看一看都討論哪些問題？

    方針、目標、未來方向。
    最后想一想管理評審輸出是什么？

    分責任、分任務、分錢。

    凡是與分錢相關的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。
    所以當我看管理評審報告時，我先看看總經理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最后就是行動計劃是否有預算。
有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業(yè)，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
    就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風險之中。
因此，幾頁紙的管理評審報告，已經代表了這家企業(yè)的質量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。
老馬建議看管理評審報告不要只看當年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的發(fā)展歷程和轉折。

    2）內審報告

    內審報告是管理評審報告的部分輸入。

    目前許多企業(yè)內審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
    如何改變這樣的局面？可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監(jiān)成為內審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔任各個審核組的組長。
    在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務部門可以從這幾個問題問起。
    a)為什么需要這個部門？ 

    b)為什么需要這個崗位？ 

    c)這個部門的主要業(yè)務流程是什么？ 

    d)這個部門或崗位的主要責任是什么？ 

    e)影響到你部門工作效率的原因是什么？

    f)你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？ 

    g)你如何解決沖突并開始有實施計劃？

    當你將這些問題告訴總經理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發(fā)現問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？

    3）其他重要的管理程序

    a)HACCP計劃 

    b)PRP目錄

    c)蟲害管理程序

    d)放行管理程序 

    e)不合格管理程序

    f)糾正預防管理程序 

    g)投訴管理程序 

    h)追溯管理程序 

    i)召回管理程序 

    j)危機管理程序 

    k)實驗室管理程序 

    l)員工培訓管理程序
    

    B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現場提供證據。

    C組審核員的審核流程與重點

    在現場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。

    因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現場表現如何?，F場執(zhí)行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。
    人：是否經過充分的培訓才執(zhí)行生產任務
    機：設備維修保養(yǎng)能否達到保證生產的目的
    料：原料（產品）的管理狀態(tài)
    法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執(zhí)行
    環(huán)：設施和周圍環(huán)境是否適于食品生產對衛(wèi)生的要求
    三組審核員需要在末次會議之前，進行討論。
    針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相關，到這個層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。

    三組討論后，就需要向被審核方報告審核發(fā)現和審核報告了。