任何管理體系審核的焦點是確定建立的管理體系是否有效地實施并保持了。組織是在有效實施滿足ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求的管理體系基礎(chǔ)上獲得認證的。 所以管理體系審核應(yīng)強調(diào)驗證體系的符合性，而不是出具不符合報告。

   審核員應(yīng)采用肯定的方式并尋找事實而不是錯誤。然而，當(dāng)審核證據(jù)證明體系確實存在不符合，那么正確擬定不符合報告便成為審核中下一個重要的環(huán)節(jié)。 

   什么是不符合？ 

   這是審核員應(yīng)掌握的基本概念。根據(jù)ISO9000 (第3.6.2條),不符合是“沒有滿足要求”。

一個好的不符合報告應(yīng)包括以下三方面內(nèi)容：

       1、支持審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù) 

       2、不符合要求的條款 

       3、不符合聲明 

   一、收集證據(jù)

   盡管在審核報告中應(yīng)覆蓋上述所有內(nèi)容，在實際審核實踐中，首先識別和文件化（記錄）的是審核證據(jù)。 這是因為有能力的審核員在審核過程中將會觀察到他們認為是潛在不符合的情況，盡管他們當(dāng)時還不能百分之百的斷定。在進行進一步審核跟蹤之前，有能力的審核員應(yīng)在審核記錄表中記錄那些潛在不符合的審核證據(jù)，而審核跟蹤的目的是最終確認這些潛在不符合是否是不符合。 

   如果沒有審核證據(jù)，就不存在不符合。如果證據(jù)充分，審核員應(yīng)將其定性為不符合，而不應(yīng)把它“降級”為其它類別的問題（如“觀察項”、“改進機會”“建議”等等）。 從長遠角度來看，無論是組織還是其客戶都不能通過這些降了級的問題獲益，因為這使得真正的不符合在企業(yè)采取糾正措施時不能得到足夠的重視。審核證據(jù)應(yīng)文件化并詳盡記錄，使受審核組織能準(zhǔn)確地了解并確認審核員觀察到的情況。 

   二、記錄

   接下來審核員需識別并記錄哪些具體要求沒有得到滿足。請記住：一個不符合是指沒有滿足某一項要求的情況，所以審核員如果不能識別要求，也就不能提出不符合。 

   而要求可以來自很多方面。如ISO9001的規(guī)定、組織的管理體系要求（內(nèi)部要求）、適用的法規(guī)、或客戶的要求。 當(dāng)針對某一要求的不符合一旦被確認，審核員必須將其文件化（記錄）。記錄可以是簡單地列出引用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)條款。