在文件的控制當(dāng)中，與質(zhì)量管理有關(guān)的文件有：質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)文件、外來文件。

   質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄。技術(shù)文件，包括產(chǎn)品圖樣、采購規(guī)范、工藝文件、檢驗(yàn)規(guī)程、可靠性規(guī)范、產(chǎn)品說明書等。外來文件，包括法規(guī)文件、標(biāo)準(zhǔn)、供方的有關(guān)文件（如企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范）顧客提供的圖樣和工程規(guī)范等。

   ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求：文件發(fā)布前，其適用性應(yīng)得到批準(zhǔn)。這個(gè)活動(dòng)由一個(gè)經(jīng)授權(quán)的責(zé)任人完成即可，這更適合于小型企業(yè)和服務(wù)類產(chǎn)品行業(yè)。對大多數(shù)企業(yè)來說，文件發(fā)布前應(yīng)得到授權(quán)人員的審核和批準(zhǔn)，審核是為了保證文件的正確性和適用性，屬于技術(shù)性、業(yè)務(wù)性活動(dòng)。批準(zhǔn)是按程序在審核中取得多數(shù)一致意見情況下，批準(zhǔn)頒布執(zhí)行，屬于行政性管理行為。

   由此可見，當(dāng)文件較復(fù)雜、涉及部門多以及企業(yè)規(guī)模較大時(shí)，宜將審核和批準(zhǔn)的職責(zé)分離開來，由不同的責(zé)任者完成。這樣做有利于保證文件的正確性和適用性。

   對文件的一般要求：

   A.清晰、易于標(biāo)識和檢索。有效文件的標(biāo)識應(yīng)且有唯一性，即文件編號、版次號、修改碼應(yīng)齊全。同時(shí)，根據(jù)需要還可加“作廢”、“臨時(shí)”、“外來”等印記。

   B.適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?yīng)予以標(biāo)識和記錄。為了便于檢索，應(yīng)進(jìn)行文件分類并編制索引。

   C.文件形式可以是書面的，也可以是任何媒體形式。

   對文件有效版本的控制，有以下4個(gè)主要環(huán)節(jié)：

   1、文件目錄。應(yīng)建立一個(gè)文件控制清，用于標(biāo)識文件現(xiàn)行版本的狀態(tài)，并可隨時(shí)得到它。文件清單就是指各類文件目錄，這個(gè)目錄應(yīng)標(biāo)明現(xiàn)行有效版本的版次、修改碼。用某個(gè)文件與目錄加以比較，就可鑒別出是否有效版本。如果沒有文件清單，則應(yīng)建立一個(gè)相應(yīng)的文件控制程序。

   2、文件發(fā)放。在對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所，均應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本。這就要求制定一個(gè)各類文件的發(fā)放規(guī)定，以明確哪些部門應(yīng)該得到此類文件。然后，應(yīng)按規(guī)定發(fā)放，并留下發(fā)放記錄。在這方面，許多企業(yè)只注重了企業(yè)內(nèi)部的文件管理，但對相關(guān)方（如供方）所持有的文件未管理。應(yīng)當(dāng)注意文件不宜濫發(fā)，只發(fā)給“需要使用者”，而不發(fā)給“想要得到者”，這樣做不僅可節(jié)約紙張，而且能使效版本的跟蹤管理工作量最小化。

   3、文件回收。應(yīng)從所有發(fā)放和使用文件的場所，及時(shí)撤出作廢文件。最穩(wěn)妥的辦法是將全部作廢文件收回。但這有時(shí)有些困難，工作量很大。因此，允許采用其他方式進(jìn)行控制，只要能確保不發(fā)生識用即可。如有的企業(yè)按受OEM市場的訂貨，這時(shí)圖樣由需方提供，每一次都按生產(chǎn)令下達(dá)任務(wù)并附有加工圖樣。一但該生產(chǎn)令完成，有關(guān)文件即宣告作廢，因而圖樣的管理都是一次性的。有的公司的工作場所和供方分布在國內(nèi)、外各地，實(shí)難做到全部文件收回，但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達(dá)，在異地按到換版文件或通知單后能及時(shí)加以修訂即可。